Как правильно составлять списки дел

Список дел помогает держать задачи перед глазами и не тратить силы на попытки все запомнить. Но длинный перечень из десятков пунктов сам по себе не делает день продуктивнее. Если задач слишком много, они сформулированы расплывчато или постоянно переносятся на завтра, список быстро превращается в еще один источник стресса.

Чтобы список действительно помогал, важно включать в него конкретные и выполнимые задачи, расставлять приоритеты и учитывать, сколько времени у вас есть.

Как правильно составить список дел

Запишите все, что нужно сделать

Сначала выпишите задачи, которые держите в голове. На этом этапе не обязательно сразу распределять их по времени и важности.

Например:

• оплатить счет;
• записаться к врачу;
• закончить отчет;
• купить продукты;
• ответить на письма;
• заказать подарок.

Такая «выгрузка» позволяет увидеть весь объем дел и уже после этого решить, чем действительно нужно заниматься сегодня.

Не пытайтесь выполнить весь список за один день

Одна из распространенных ошибок — переносить в список на день все накопившиеся дела. В результате получается 15–20 задач, выполнить которые физически невозможно.

После того как все дела записаны, разделите их:

• нужно сделать сегодня;
• можно выполнить в ближайшие дни;
• можно отложить;
• можно вообще не делать.

В ежедневном списке должны оставаться прежде всего те задачи, для которых действительно есть время.

Формулируйте задачи как конкретные действия

Чем точнее записана задача, тем понятнее, с чего начать.

Например:

• вместо «Отчет» — «Собрать данные для отчета»;
• вместо «Врач» — «Позвонить в клинику и записаться к врачу»;
• вместо «Уборка» — «Разобрать шкаф в прихожей»;
• вместо «Статья» — «Написать вступление и первый раздел статьи».

Особенно это важно для дел, которые постоянно откладываются. Иногда проблема не в отсутствии мотивации, а в том, что задача сформулирована слишком широко.

Выберите главные задачи дня

Не все дела одинаково важны. Полезно заранее выбрать одну-три задачи, которые желательно выполнить в первую очередь.

Остальные можно считать дополнительными.

Например:

Главные задачи:

• отправить отчет клиенту;
• записаться к врачу;
• подготовить документы для банка.

Дополнительные:

• купить продукты;
• ответить на несрочные сообщения;
• разобрать фотографии.

Так список не выглядит бесконечным, а в конце дня проще понять, что действительно было сделано.

Если задач много, для определения приоритетов можно использовать методы тайм-менеджмента.

Разбивайте большие задачи на небольшие

Пункт «Сделать презентацию» может означать несколько часов работы. Поэтому крупные задачи лучше разделять на этапы.

Например:

Сделать презентацию:

• собрать данные;
• определить структуру;
• подготовить слайды;
• подобрать изображения;
• проверить готовый файл.

Вместо одной большой задачи появляется несколько понятных действий. Приступить к ним обычно проще.

Указывайте время только там, где оно нужно

Необязательно назначать точное время каждому пункту списка. Это делает план слишком жестким: стоит одному делу затянуться, и все расписание сдвигается.

Конкретное время имеет смысл указывать для:

• встреч;
• посещения врача;
• звонков;
• занятий;
• задач с жестким сроком.

Например:

• стоматолог — 14:30;
• созвон с клиентом — 16:00;
• отправить заявление — до 18:00.

Для остальных дел часто достаточно определить приоритет или примерное время выполнения.

Учитывайте, сколько времени занимает задача

Даже небольшой список может оказаться невыполнимым, если каждое дело занимает несколько часов.

Например, четыре задачи по два часа — это уже восемь часов чистой работы без учета перерывов, дороги, еды и внезапных дел.

Поэтому при планировании полезно примерно оценивать продолжительность крупных задач:

• ответить на письмо — 10 минут;
• позвонить — 15 минут;
• подготовить отчет — 2 часа;
• съездить за документами — около 1,5 часа с дорогой.

Так проще понять, сколько дел реально поместится в один день.

Оставляйте свободное время

Не стоит планировать день полностью от утра до вечера. Могут появиться срочные звонки, задержки, новые задачи или просто необходимость отдохнуть.

Если весь день расписан без запаса, любое неожиданное событие нарушает план.

Лучше оставлять часть времени свободной, особенно если день связан с поездками, встречами или работой с другими людьми.

Не смешивайте все задачи в один огромный список

Если дел много, их можно разделить по сферам:

• работа;
• дом;
• покупки;
• здоровье;
• учеба;
• личные дела.

Но ежедневный список все равно лучше делать небольшим. Общий перечень может хранить десятки задач, а в план на сегодня стоит переносить только то, чем вы действительно собираетесь заниматься.

Что делать с невыполненными задачами

В конце дня посмотрите, какие пункты остались.

Не стоит автоматически переносить каждую задачу на завтра. Сначала спросите себя, почему она не была выполнена.

Возможны разные причины:

• на нее не хватило времени;
• задача оказалась неважной;
• она слишком большая;
• непонятно, с чего начать;
• ее выполнение зависит от другого человека.

Если один и тот же пункт переносится несколько дней подряд, попробуйте разбить его на более простой первый шаг.

Например, вместо «Оформить документы» запишите «Найти список необходимых документов».

Если задача больше не актуальна, ее лучше удалить, а не бесконечно переносить.

Пример хорошего списка дел

Неудачный вариант:

• Работа.
• Уборка.
• Статья.
• Позвонить.
• Продукты.
• Английский.

Из такого списка не всегда понятно, что конкретно нужно сделать.

Более удобный вариант:

1. Отправить готовый отчет клиенту.
2. Позвонить в клинику и записаться на прием.
3. Написать вступление и два раздела статьи.
4. Купить продукты после работы.
5. Разобрать верхнюю полку шкафа.
6. Позаниматься английским 20 минут.

Задачи сформулированы как конкретные действия, поэтому легче понять, с чего начинать и когда дело можно считать выполненным.

Как вести список дел каждый день

Простой порядок может выглядеть так:

1. Выписать все новые дела.
2. Выбрать задачи на завтра.
3. Определить одну-три главные.
4. Проверить, достаточно ли времени на их выполнение.
5. Добавить встречи и дела с конкретным временем.
6. Оставить небольшой запас на непредвиденные ситуации.
7. В конце дня пересмотреть невыполненные задачи.

Список не должен быть идеальным. Его задача — помогать ориентироваться в делах, а не заставлять выполнить максимальное количество пунктов.

Итоги

Хороший список дел состоит из конкретных и выполнимых задач. Не стоит пытаться вместить в один день все накопившиеся дела: лучше выбрать несколько приоритетных, крупные задачи разбить на шаги и оставить свободное время.

Если какой-то пункт постоянно переносится, стоит пересмотреть саму задачу — уточнить ее, разделить на части или удалить, если она больше не нужна.

О том, какую пользу дает такое планирование и почему запись задач помогает разгрузить внимание, можно прочитать отдельно: Зачем составлять списки дел.